Foute projectdynamiek overheid

De rekenkamer bracht eind november een rapport uit waarin lessen werden getrokken uit de ICT-projecten die de overheid uitvoert. Dit naar aanleiding van een aantal ICT-projecten die in de problemen waren geraakt. Dit atikel gaat in op de foute projectdynamiek die bij de overheid speelt.

Projectdynamiek

Uit het rekenkamerrapport komt een beeld naar voren van een ambitieuze overheid die grote, complexe projecten optuigt, maar ze vervolgens slecht bewaakt en niet bijstuurt. Deze ‘foute’ dynamiek is gevisualiseerd in de onderstaande afbeelding.

 

Dieperliggende oorzaken

Cruciaal in het proces zijn het ontstaan van een complex project en de grote ambities in de politiek. Deze ambities worden gevoed door ministers, hoge ambtenaren en de tweede kamer die in een groot project de mogelijkheid zien om eigen doelen te realiseren en daadkracht te tonen met het ‘wondermiddel’ ICT. De ambities komen ook terug in de krappe deadlines die worden gesteld. Deze leiden tot een slechte voorbereiding en zorgen er al snel voor dat de uitvoering niet conform plan loopt.

Een andere oorzaak is de schaal van de projecten die wordt uitgevoerd. Het gemiddelde overheidsproject raakt veel burgers en overheidsinstanties, waardoor een groot project ontstaat. En grote ICT-projecten blijken lastig uit te voeren, ongeacht de organisatie die het doet.

Is een project eenmaal gestart dan is het moeilijk te stoppen. Hier wreekt zich de slechte voorbereiding en de schaal van het project. Daarbij komen allerhande wijzigingen die de diverse betrokken overheidsorganisaties inbrengen, al dan niet politiek gemotiveerd. Zo komen de lastige projecten verder in het nauw. Slecht projectmanagement door het ontbreken van adequate monitoring en rapportage doet de projecten vervolgens de das om.

Tegenkrachten

Duidelijk is dat sterke tegenkrachten nodig zijn om de ongezonde projectdynamiek die vrijwel natuurlijk ontstaat bij overheidsprojecten te verbeteren. De rekenkamer doet hiervoor diverse suggesties die op het volgende neerkomen:

• Versterk de positie van de minister: die is immers primair verantwoordelijk voor een goede uitvoering.
• Wees realistisch: sommige zaken zijn domweg niet haalbaar en als dat zo is, kun je maar beter je conclusies trekken dan wachten tot het fout gaat.
• Vergroot de ICT-professionaliteit: hierbij gaat het om zaken als zorgen voor voldoende kennis over ICT en organisatie, gefaseerde en onderbouwde besluitvorming en gebruik van business cases en exit-scenarios’.

Meer informatie: Lessen uit ICT-projecten bij de overheid: deel A van de Rekenkamer

Dit artikel is gepubliceerd in de risiconieuwsbrief van Concilio.

Klik hier om de nieuwsbrief maandelijks gratis te ontvangen.

 

© 2007 Concilio B.V.